Estas siguen siendo las obligaciones de una Sociedad Inactiva

Ante una mala situación financiera, muchos empresarios deciden dejar una sociedad inactiva. Mayoritariamente, se hace para dejar la actividad en una especie de stand by y evitar los gastos derivados de la liquidación y disolución de la sociedad. En ocasiones, el administrador de la sociedad simplemente da de baja en Hacienda la actividad de la sociedad, sin ser consciente de que ello no significa que las responsabilidades se extingan.

Es un grave error pensar que las sociedades inactivas carecen de obligaciones. Aunque la actividad se haya paralizado, seguirán existiendo obligaciones y responsabilidades de cara a Hacienda, la Seguridad Social y el Registro Mercantil.

Dar de alta una sociedad inactiva

Se deberá comunicar la situación de inactividad a la Agencia Tributaria a través de una modificación en la declaración censal. El modelo correspondiente es el 036 y 037. Se deberá marcar la casilla 140 “Dejar de ejercer todas las actividades empresariales y/o profesionales (personas jurídicas y entidades, sin disolución. Entidades inactivas”.

El plazo para presentar este documento en Hacienda es de 1 mes desde la paralización de la actividad.

Plazo de reactivación de las sociedades inactivas

El artículo 363.1 de la Ley de Sociedades de Capital dispone lo siguiente:

“La sociedad de capital deberá disolverse por el cese en el ejercicio de la actividad o actividades que constituyan el objeto social. En particular, se entenderá que se ha producido el cese tras un período de inactividad superior a un año”.

 Como vemos, el plazo para retomar la actividad de la empresa, o bien optar por su disolución, es de 1 año. Así, pasado este plazo los administradores de sociedad deberán convocar Junta General para continuar con la extinción. El plazo para hacerlo es de 2 meses; de lo contrario, el administrador pasaría a ser responsable subsidiario de las deudas que se contraigan a partir de este momento.

Obligaciones y responsabilidades de las sociedades inactivas

Como ya hemos dicho, las sociedades inactivas siguen teniendo ciertas obligaciones tributarias y mercantiles; son las siguientes:

Declaraciones de IVA

Con declaración como sociedad inactiva dejará de ser necesario presentar las declaraciones trimestrales y anuales del IVA. Asimismo, no podrán emitirse facturas ni deducirse el IVA soportado.

No obstante, habrá que tener en cuenta cuándo se declaró la sociedad como inactiva, ya que sí habrá que presentar la declaración de los meses en los cuales constaba como activa.

Impuesto de Sociedades

Todas las sociedades deben presentar el impuesto de sociedades solo por el hecho de existir, sin importar que haya o no paralización de la actividad. Por tanto, las sociedades inactivas deben seguir abonando el impuesto de sociedades. En este caso, deberán cumplimentar la casilla 0026 de Entidad Inactiva. Desde este momento, solo se podrá indicar el balance de la empresa, quedando inhabilitada la cuenta de pérdidas y ganancias. Esto se debe a que durante un cese de actividad no se permite ningún resultado, ya sea positivo o negativo.

Mientras, se presentará el Modelo 200 habitual si la sociedad estuvo activa durante un período de tiempo.

Llevar la contabilidad al día

Las sociedades inactivas siguen teniendo la obligación de llevar la contabilidad al día. Esto es, la Junta General deberá aprobar las cuentas anuales para su posterior deposito en el Registro Mercantil.

Gastos deducibles

La ausencia de actividad implica que no existen gastos deducibles. Aunque no debiera haber retenciones (notario, abogado…) a partir del cese de actividad, si las hubiera, en cada trimestre se deberán liquidar y abonar con el modelo 111. Estas se reflejarán igualmente en el modelo 190 del año.

Por otro lado, si mantienes una oficina, local… también deberás presentar el modelo 115 para declarar las retenciones practicadas cada trimestre. De igual manera, aparecerán en el resumen anual a través del modelo 180.

Ninguno de los anteriores gastos será deducible.

Baja en el RETA

Si la sociedad tenía trabajadores por cuenta ajena a su cargo, se deberán dar de baja en la Seguridad Social conforme a la ley. Además, si el administrador de la sociedad y los socios trabajadores no son remunerados por sus funciones ni realizan otra actividad económica, podrán solicitar la baja en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos de la Seguridad Social (RETA) presentando el modelo TA.0521-5

¿Qué ocurre con las deudas de una sociedad inactiva?

Las obligaciones de pago no se extinguen aunque dejemos una sociedad inactiva. De hecho, en caso de deudas con la administración, se puede dar la derivación de responsabilidad al administrador por deudas con Hacienda (artículo 43.1 b de la Ley General Tributaria).

La normativa determina que serán responsables subsidiarios tanto el administrador de derecho como de hecho.

Administrador de derecho

El administrador de una sociedad es la persona que actúa en su nombre y representación. Hablamos de administrador de derecho cuando este acepta el cargo y se ha inscrito en el Registro Mercantil. El administrador de derecho aparece en las escrituras de la sociedad.

Administrador de hecho

Mientras, el administrador de hecho es aquella persona que, aunque su cargo no esté inscrito en el Registro Mercantil, ejerce las funciones propias del mismo. Esto es, el administrador de hecho actúa como tal aunque no haya sido nombrado formalmente.